Menjelang hari pernikahan, jumlah tamu bisa berubah. Ada keluarga yang mengonfirmasi tambahan kehadiran, ada tamu yang batal datang, dan terkadang jumlah pendamping baru diketahui mendekati acara. Perubahan seperti ini memang dapat membuat tuan rumah khawatir, tetapi langkah yang teratur dapat membantu mengurangi kebingungan.
1. Pastikan perubahan yang benar-benar diketahui
Pisahkan tamu yang sudah mengonfirmasi, tamu yang masih belum memberi kabar, dan tamu tambahan yang baru diinformasikan. Jangan langsung menghitung setiap kemungkinan sebagai kehadiran pasti. Gunakan daftar tamu terbaru sebagai dasar diskusi.
2. Hubungi vendor sesegera mungkin
Sampaikan angka terbaru, waktu perubahan, dan apakah perubahan tersebut masih berupa perkiraan atau sudah pasti. Vendor mungkin memiliki tenggat untuk pembelian bahan, persiapan dapur, tenaga kerja, dan pengiriman. Makin dekat dengan hari acara, makin terbatas pilihan penyesuaiannya.
3. Periksa kesepakatan tertulis
Baca kembali ketentuan mengenai batas perubahan jumlah porsi, biaya tambahan, pembayaran, dan penanganan perubahan setelah tenggat. Setiap vendor bisa mempunyai kebijakan berbeda, jadi jangan mengandalkan asumsi atau kebiasaan dari acara sebelumnya.
4. Jika tamu bertambah
Tanyakan pilihan yang masih memungkinkan: apakah penambahan porsi dapat dilakukan, menu tertentu dapat ditambah, atau penyajian bisa disesuaikan. Minta penjelasan mengenai biaya dan batas waktunya sebelum menyetujui perubahan.
5. Jika tamu berkurang
Jangan berasumsi bahwa jumlah porsi atau biaya akan otomatis berkurang. Bahan makanan dan tenaga kerja mungkin sudah disiapkan. Konfirmasikan ketentuan yang berlaku kepada vendor dan sesuaikan hal lain yang masih dapat dikendalikan.
6. Hindari instruksi yang saling bertentangan
Tentukan satu orang dari keluarga sebagai penghubung utama. Orang ini bertugas menyampaikan informasi final kepada vendor dan meneruskan jawaban kepada keluarga. Dengan begitu, keputusan tidak berubah-ubah karena pesan dari banyak pihak.
Checklist singkat menjelang hari H
- Perbarui daftar tamu dan pisahkan konfirmasi pasti dari perkiraan.
- Cocokkan jumlah porsi terakhir dengan vendor.
- Pastikan batas waktu perubahan sesuai perjanjian.
- Catat setiap perubahan biaya atau layanan secara tertulis.
- Simpan nomor koordinator vendor dan penghubung keluarga.
Perubahan jumlah tamu tidak selalu bisa dihindari. Yang bisa dilakukan adalah menyampaikan informasi secepat mungkin, mengikuti kesepakatan yang telah dibuat, dan mengambil keputusan berdasarkan kondisi aktual. Saat meminta penawaran catering, tanyakan sejak awal sampai kapan jumlah porsi dapat disesuaikan.